Evenement organiseren

Wie een fuif, buurtfeest, wijkkermis, wandeltocht of een ander evenement met openbaar karakter organiseert, heeft hiervoor toestemming nodig van het College van burgemeester en schepenen.

Je vraagt deze toestemming via het Evenementenloket. Deze aanvraag moet ten minste 2 maanden voor aanvang ingediend worden; bij wielerwedstrijden ten minste 14 weken voor aanvang; bij motorcrosswedstrijden of -tochten ten minste 1 jaar voor aanvang.

Maak je voor het eerst gebruik van het evenementenloket? Kijk even naar dit handig filmpje.          

Openbaar evenement

Een openbaar evenement is vrij toegankelijk voor bezoekers. Iedereen kan toegangstickets kopen of gratis langskomen op je evenement.

Voorbeelden: fuif, buurtfeest, rommelmarkt, wandeltocht …

Een openbaar evenement kan plaatsvinden op verschillende locaties. Voor deze evenementen moet je een aanvraag indienen bij de gemeente.

1. PGebouw of gemeentelijke zaal
   Bv. fuif in jeugdhuis...
2. Privédomein
   Bv. festival op weide van een landbouwer...
3. Openbaar domein
   Bv. markt…
4. Route op openbare weg
   Bv. wandeltocht, koers, motorrondrit, stoet …

Privéfeestjes

Je moet geen aanvraag indienen bij de gemeente voor privéfeestjes. Onder deze categorie vallen evenementen en activiteiten op uitnodiging die plaatsvinden op privédomein.

Wanneer moet je wel een aanvraag indienen voor een privéfeestje?  

• Voor privéfeestjes die plaatsvinden op openbaar domein of op de openbare weg;
• Voor privéfeestjes die plaatsvinden in De Zwarte Ruiter of de Kring (gemeentelijke gebouwen), waarbij je luide muziek voorziet. Luide muziek (= meer dan 85 dB(a)). Je vraag hiervoor een afwijking van de geluidsnorm aan via een gemotiveerde vraag aan het college van burgemeester en schepenen. Dat kan per brief of per mail naar milieu@lochristi.be

Situatieplan

Een duidelijk situatieplan is cruciaal bij evenementen op tijdelijke locaties. 

Organiseer je een evenement op een terrein of in een gebouw met een andere normale bestemming?  Voeg dan altijd een duidelijk situatieplan toe aan je aanvraag. Zo krijgen de gemeente en hulpdiensten een helder beeld van je plannen.

Een goed plan:

• toont de tijdelijke indeling van het terrein of gebouw;
• helpt bij een vlotte organisatie en oriëntatie;
• en is essentieel voor politie, brandweer en medische hulpdiensten in geval van nood. 

Hieronder vind je de checklist van wat er specifiek en dus noodzakelijk op het situatieplan dient te worden vermeld:

1. Zorg ervoor dat het plan op schaal is of vermeld de noodzakelijke afmetingen.
2. Voeg een noordpijl toe aan het plan en vermeld aangrenzende straten.
3. Gebruik een legende om symbolen en kleuren te verklaren die op het plan worden gebruikt.
4. Markeer duidelijk de grenzen van het evenemententerrein en geef alle toegangspunten (ingangen en uitgangen) aan.
5. Duid op het plan de zaken aan die op het terrein en in de tent worden geïnstalleerd zoals:
   •    Podia
   •    Toog kassa
   •    Vestiaire
   •    Secretariaat 
   •    Opstelling stoelen
   •    Attracties en kramen
   •    Foodtrucks en koelwagens
   •    Stroomgroepen of elektriciteitskasten
   •    EHBO-post
   •    Brandbestrijdingsmiddelen
   •    Nooduitgangen
   •    Evacuatiewegen en evacuatiepunt(en)
   •    Eventuele aparte toegang voor de hulpdiensten
   •    Parking en fietsenstalling

Zorg dus voor een overzichtelijk en correct plan - het maakt jouw evenement veiliger en beter voorbereid. Een voorbeeld