Zelf organiseren?

Wie een fuif, buurtfeest, wijkkermis, wandeltocht of een ander evenement met openbaar karakter organiseert, heeft hiervoor toestemming nodig van het College van burgemeester en schepenen.

Je vraagt deze toestemming via het Evenementenloket. Deze aanvraag moet ten minste 2 maanden voor aanvang ingediend worden; bij wielerwedstrijden ten minste 14 weken voor aanvang; bij motorcrosswedstrijden of -tochten ten minste 1 jaar voor aanvang.

Wat is een openbaar evenement?

Toegankelijkheid

Een openbaar evenement is vrij toegankelijk voor bezoekers. Iedereen kan toegangstickets kopen of gratis langskomen op je evenement.

Voorbeelden: fuif, buurtfeest, rommelmarkt, wandeltocht …

Locatie

Een openbaar evenement kan plaatsvinden op verschillende locaties. Voor deze evenementen moet je een aanvraag indienen bij de gemeente.

1. Gebouw of gemeentelijke zaal
   Bv. fuif in jeugdhuis...
2. Privédomein
   Bv. festival op weide van een landbouwer...
3. Openbaar domein
   Bv. markt…
4. Route op openbare weg
   Bv. wandeltocht, koers, motorrondrit, stoet …

Wat met privéfeestjes?

Je moet geen aanvraag indienen bij de gemeente voor privéfeestjes. Onder deze categorie vallen evenementen en activiteiten op uitnodiging die plaatsvinden op privédomein.

Je moet enkel een aanvraag indienen voor privéfeestjes als ze plaatsvinden op openbaar domein of op de openbare weg.

Een goed situatieplan is nodig

Als je een evenement organiseert en daarvoor een terrein of gebouw gebruikt dat normaal een andere bestemming heeft, is het essentieel dat zowel de gemeente als de hulpdiensten een duidelijk beeld krijgen van wat jouw plannen zijn. Om dit te bereiken, moet je bij de aanvraag een duidelijk situatieplan toevoegen waarop je jouw ideeën visueel weergeeft en dus de tijdelijke nieuwe indeling van het terrein of gebouw schetst.

Een goed gemaakt situatieplan heeft meerdere voordelen. Het zorgt voor een betere voorbereiding en organisatie van het evenement, en helpt zowel jou als de medewerkers en bezoekers om zich gemakkelijk te oriënteren. Bovendien fungeert het als cruciale informatie voor de hulpdiensten, zoals politie, brandweer en ambulance, omdat het hen inzicht geeft in de tijdelijke nieuwe indeling van het terrein en belangrijke details bevat voor noodsituaties of hun tussenkomst of advies.

Hieronder vind je de checklist van wat er specifiek en dus noodzakelijk op het situatieplan dient te worden vermeld:

1. Zorg ervoor dat het plan op schaal is of vermeld de noodzakelijke afmetingen.
2. Voeg een noordpijl toe aan het plan en vermeld aangrenzende straten.
3. Gebruik een legende om symbolen en kleuren te verklaren die op het plan worden gebruikt.
4. Markeer duidelijk de grenzen van het evenemententerrein en geef alle toegangspunten (ingangen en uitgangen) aan.
5. Duid op het plan de zaken aan die op het terrein en in de tent worden geïnstalleerd zoals:
   •    Podia
   •    Toog kassa
   •    Vestiaire
   •    Secretariaat 
   •    Opstelling stoelen
   •    Attracties en kramen
   •    Foodtrucks en koelwagens
   •    Stroomgroepen of elektriciteitskasten
   •    EHBO-post
   •    Brandbestrijdingsmiddelen
   •    Nooduitgangen
   •    Evacuatiewegen en evacuatiepunt(en)
   •    Eventuele aparte toegang voor de hulpdiensten
   •    Parking en fietsenstalling

Een gedetailleerd situatieplan met al deze informatie is van groot belang voor een succesvol en veilig evenement! Klik hier voor een voorbeeld!

Neem een kijkje op www.ikorganiseer.be voor meer info.

 
Bekijk ook zeker de handleiding of dit handige filmpje: